Este enfoque trata de ver la organización como un sistema unificado que
tiene un propósito y se compone de partes relacionadas entre sí. En vez de
tratar cada parte por separado da a los gerentes una manera de ver la
organización como un todo y como parte del ambiente externo. De esta forma, la
teoría de sistemas afirma que la actividad de cualquier parte de la
organización afecta la actividad de todas las demás partes. (Bertoglio, 1982).
Veamos un ejemplo tomado de Latorre, E. (1997). Al gerente de
producción de una fábrica, por ejemplo, le gustaría efectuar largos procesos de
producción sin interrupciones, de productos estandarizados, a fin de mantener
el máximo de eficiencia y a bajo costo. Pero, por el contrario, a los gerentes
de mercadeo les gustaría ofrecer entrega rápida de una gran variedad de
productos y por consiguiente prefieren
un programa flexible de fabricación, que puede cumplir pedidos especiales con
poco plazo de aviso. Un gerente de
producción que tenga una visión de sistemas sólo tomaría decisiones de
programación después de haber identificado su impacto sobre las otras áreas y sobre la organización entera. Esto significa que los gerentes
no pueden funcionar únicamente dentro de los confines del organigrama
tradicional, sino que para engranar su área con toda la empresa deben
comunicarse con otros empleados y dependencias y frecuentemente con los
representantes de otras organizaciones.
La empresa entonces, es un sistema
abierto, que tiene entradas, procesos y resultados, pero que está influenciada
por factores externos que varían en el tiempo y afectan los resultados. Por eso
es necesaria la RETROALIMENTACIÓN DEL SISTEMA llamado EMPRESA.
¨ Tipos de
información dentro de la empresa. La
PYME de carácter manufacturero, cuenta con tres sistemas fundamentales que son
el de PRODUCCIÓN, FINANCIERO y el de VENTAS. Esto si se tiene en cuenta que
normalmente lo que hace una empresa para ingresar dinero es fabricar, vender,
facturar y cobrar (Semler, 1990). Es entonces lógico concluir que actividades como
contabilidad, sistemas, el mantenimiento de la seguridad del cuerpo social y
material de la organización, sean procesos de apoyo. Adicionalmente existen
subsistemas que actúan como interfase entre los fundamentales, como el
subsistema logístico, administrativo y que sirven de enlace para la correcta
marcha de los otros.
Si se es fiel a la definición de empresa
como sistema, ésta debe tener un propósito reflejado en la Misión de la
compañía; pero este sólo propósito no basta para definir el concepto de
empresa. La identificación de elementos como la Misión, la Visión y los valores
en la cultura de la empresa, es parte del trabajo inicial de la gerencia por
decodificar su pensamiento y transmitirlo al personal administrativo de las
áreas fundamentales del negocio. Son estos elementos los que definen a la
empresa para todos sus colaboradores y la comunidad en general; además que
marcan las directrices claras para que
ejecuten su trabajo dentro de un ambiente favorable para la calidad y la
productividad.
